Per chi gestisce la fatturazione attiva e passiva con un proprio software
Per tutti i clienti che utilizzano un gestionale o un software diverso da quello dello studio per emettere e ricevere fatture elettroniche, è importante ricordare quanto segue.
Conservazione digitale delle fatture: cosa significa davvero
La conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche è un obbligo di legge.
Non va confusa con la semplice archiviazione dei file sul gestionale, sul computer o su un hard disk.
La normativa prevede che le fatture elettroniche (sia emesse che ricevute) vengano conservate digitalmente con valore legale, garantendo:
- integrità del documento
- autenticità
- immodificabilità
La durata della conservazione è di 10 anni.
Entro quando va fatta la conservazione
La procedura di conservazione deve essere completata entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
In pratica:
- per le fatture dell’anno 2024, la scadenza sarà 31 gennaio 2026
- ogni anno vale lo stesso principio per l’anno fiscale precedente
Scadenze principali da ricordare
- Scadenza annuale: 31 gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento
- Durata obbligatoria della conservazione: 10 anni dalla chiusura dell’esercizio
Come funziona la conservazione digitale a norma
Il processo prevede alcuni passaggi precisi:
- Raccolta dei file
- Acquisizione delle fatture elettroniche in formato XML (emesse e ricevute).
- Creazione dei pacchetti di conservazione
- I file vengono organizzati in pacchetti digitali, generalmente su base annuale.
- Firma digitale e marca temporale
- Servono a garantire l’autenticità e a dimostrare che i documenti non sono stati modificati nel tempo.
- Archiviazione a norma
- La conservazione avviene tramite:
- il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
- oppure servizi di conservazione offerti da fornitori privati certificati
Cosa NON è conservazione a norma (attenzione)
Non sono sufficienti e non hanno valore legale:
- stampare le fatture
- salvare i file sul PC, su chiavette USB o su hard disk esterni
- affidarsi solo al Sistema di Interscambio (SDI), che conserva i file solo per periodi tecnici e non per i 10 anni richiesti dalla legge
Chi è obbligato alla conservazione
- Tutti i titolari di partita IVA che emettono o ricevono fatture elettroniche
- L’obbligo vale indipendentemente dal regime fiscale o dal volume d’affari
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