Collegamento POS e certificazione fiscale: cosa devono sapere le aziende

L’Agenzia delle Entrate, durante un convegno organizzato da Alp Sud (Associazione Liberi Professionisti del Sud Italia) insieme al Consiglio dei Commercialisti di Bari, ha anticipato che la specifica funzionalità di collegamento sarà disponibile dal 5 marzo.

L’adempimento potrà essere effettuato anche tramite intermediari già delegati ai servizi del portale “Fatture e Corrispettivi”. Non è invece possibile utilizzare la delega se si opera tramite la procedura “documento commerciale online”.

Quando serve davvero un POS collegato?

La risposta 44/26 dell’Agenzia chiarisce due principi fondamentali per le aziende:

• Ricevere un pagamento elettronico per un’operazione esonerata dall’obbligo di rilascio del documento commerciale non richiede necessariamente un POS dedicato.
• Per l’incasso di fatture non è obbligatorio disporre di uno strumento di pagamento specifico o separato.

In altre parole, non sempre è necessario attivare un POS distinto o dedicato per ogni tipologia di incasso elettronico.

Il caso pratico: attività con regimi diversi

L’interpello ha analizzato il caso di un gestore di centri ricreativi con attività differenti, ciascuna soggetta a regole documentali diverse:

• Le attività di bowling sono regolate dalla biglietteria SIAE.
• Le attività di bar e ristorante richiedono il rilascio dello scontrino elettronico.
• Le attività di sala giochi sono escluse dall’obbligo di certificazione fiscale.

Questo esempio è utile per molte aziende che gestiscono servizi diversi all’interno della stessa struttura.

Quali operazioni impongono il collegamento logico con il POS?

Secondo quanto chiarito, le uniche transazioni che, per obbligo di legge, richiedono la certificazione fiscale e quindi il collegamento logico con il POS in caso di pagamento elettronico sono quelle relative alle attività di bar e ristorazione.

Per le altre attività escluse o esonerate, il collegamento logico non è richiesto per legge.

Si può usare lo stesso POS per più attività?

Sì. L’esercente può utilizzare un unico POS per incassare pagamenti derivanti da più attività, comprese quelle escluse dall’obbligo di certificazione fiscale.

Nel caso delle vendite soggette a emissione del documento commerciale, è sufficiente:

• realizzare il necessario collegamento logico;
• registrare correttamente la forma di pagamento utilizzata;
• indicare l’importo relativo.

Non è quindi obbligatorio avere un dispositivo separato per ogni tipologia di incasso.

È possibile avere POS dedicati?

Sulla base dei chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate, l’esercente può comunque scegliere di utilizzare POS dedicati esclusivamente:

• all’incasso di fatture;
• all’incasso di corrispettivi “esonerati” (come nel caso di distributori automatici o vending machine);
• alle attività escluse dall’obbligo di certificazione fiscale.

In questi casi, se il POS viene utilizzato solo per attività esonerate o escluse, non è necessario realizzare il collegamento logico.

Attenzione al documento commerciale con natura IVA N.2

Esiste però un’eccezione importante. Se l’operatore decide volontariamente, anche per attività esonerate, di emettere un documento commerciale con codice natura IVA N.2, allora i POS utilizzati per tali operazioni devono essere collegati al registratore telematico (RT) di riferimento.

Questo significa che la scelta di emettere il documento commerciale modifica gli obblighi tecnici legati al collegamento del POS.

In sintesi

Le indicazioni chiariscono che:

• Non tutti i pagamenti elettronici richiedono un POS dedicato.
• Non è obbligatorio avere strumenti separati per l’incasso di fatture.
• Il collegamento logico è obbligatorio solo per le attività che prevedono certificazione fiscale, come bar e ristorazione.
• È possibile usare un unico POS per più attività.
• Se si emette volontariamente un documento commerciale con natura IVA N.2, il POS deve essere collegato all’RT.

Per valutare come applicare correttamente queste indicazioni alla vostra attività e capire quali adempimenti sono realmente necessari, vi invitiamo a contattarci per maggiori informazioni.