Rentri: entro quando conservare i registri? Termine ultimo 31 gennaio 2027

Molte aziende stanno chiedendo chiarimenti sui termini di conservazione elettronica dei registri di carico e scarico dei rifiuti vidimati tramite il sistema Rentri nel corso del 2025.

La confusione nasce dal fatto che circolano interpretazioni diverse, fornite da consulenti ambientali, associazioni di categoria e fornitori di servizi di conservazione digitale. Tutte queste indicazioni si basano su riferimenti normativi validi, ma portano a scadenze differenti.

Quali sono le possibili scadenze indicate?

1. Entro il 31 gennaio 2026

Una prima interpretazione suggerisce di completare la conservazione entro il 31 gennaio 2026, cioè entro il primo mese successivo alla chiusura del periodo di riferimento.

2. Entro un anno dalla prima registrazione

Un’altra indicazione collega la scadenza alla data della prima annotazione effettuata nel registro.

Ad esempio, se la prima registrazione è stata fatta il 13 febbraio 2025 (data di avvio dell’obbligo Rentri), il processo di conservazione dovrebbe essere completato entro il 12 febbraio 2026.

3. Entro tre mesi dalla dichiarazione dei redditi

Una terza interpretazione richiama le regole previste per la conservazione di libri e scritture contabili.

Secondo questa lettura, la conservazione deve avvenire entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento.

Per le aziende con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, per i registri del 2025 la scadenza diventerebbe quindi il 31 gennaio 2027.

Da dove nasce questa interpretazione?

Questa posizione si basa sulla modalità operativa n. 17 del decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023, attuativo dell’articolo 190 del Codice dell’ambiente.

Il decreto prevede che la gestione digitale dei registri cronologici di carico e scarico dei rifiuti segua le stesse regole previste per i documenti informatici fiscalmente rilevanti, come:

• registri IVA
• registri contabili

Viene inoltre richiamato l’articolo 2215-bis del Codice civile, che prevede l’apposizione almeno una volta all’anno di:

• firma digitale
• marca temporale

Questi elementi rendono il documento definitivo e immodificabile.

È inoltre richiamato l’articolo 7, comma 4-ter, del DI 357/1994, che collega il termine di conservazione alla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Cosa dice il Ministero dell’Ambiente?

In una FAQ pubblicata sul portale di assistenza Rentri, il Ministero indica tre possibili modalità di gestione, tutte ritenute valide:

• Conservazione entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale (come per le scritture contabili);
• Conservazione contestuale alla trasmissione dei dati al Rentri;
• Conservazione con una periodicità scelta dall’operatore, purché entro i termini previsti per i documenti fiscali.

Cosa devono fare concretamente le aziende?

Indipendentemente dalla tempistica scelta, in caso di ispezione da parte degli enti di controllo, l’azienda deve essere in grado di:

• produrre il registro tramite il proprio gestionale;
• oppure tramite il servizio di supporto utilizzato.

Questo significa che, se richiesto, l’azienda potrebbe dover anticipare il processo di conservazione elettronica per poter esibire il registro in forma conforme.

Qual è la scadenza da considerare come riferimento?

In sintesi, la messa a norma definitiva del registro (cioè il completamento del processo di conservazione che lo rende immodificabile) deve avvenire almeno una volta all’anno, in coincidenza con la chiusura dell’anno fiscale e con la relativa dichiarazione dei redditi.

Le aziende possono comunque decidere di effettuare la conservazione con maggiore frequenza, in base alle proprie scelte organizzative.

Per le aziende con esercizio coincidente con l’anno solare, il termine ultimo per la conservazione dei registri relativi al 2025 è il 31 gennaio 2027.